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Poste: Adjointe administrative - Communications et développement intelligence d'affaires

Lieu: Montréal

Sommaire

Type d'emploi : Permanent
Horaire : Temps plein
Domaine principal : Soutien administratif
Années d'expérience pertinente minimum : 4-5
Scolarité minimum : Collégial
Date limite des candidatures : 1er février 2017

Description

Adjoint(e) administratif (ve)

Directions : Communications et Développement & intelligence d’affaires

Raison d’être

Sous la supervision de la directrice, communications et relations publiques, et du directeur, développement et intelligence d’affaires, vous serez responsable d’assister les équipes dans ses activités professionnelles. Vous devrez faire preuve d’une grande autonomie, d’un excellent service à la clientèle, être proactif et posséder un sens aiguisé de la politique afin de pouvoir assister certains dossiers de nature stratégique. Vous serez également appelé à participer à d’autres dossiers requérant des compétences similaires. 

Rôles et responsabilités

  • Effectuer différentes tâches administratives pour les deux directeurs, notamment assurer le suivi de l’agenda, des   courriels, des appels téléphoniques, des notes de service et des rapports,   ainsi que le suivi de multiples dossiers dont il ou elle est responsable;
  • Assurer le service à la clientèle relativement aux médias et aux municipalités;
  • Réviser et/ou préparer différents documents, lettres et correspondance pour les directeurs et les équipes tels que des   lettres ou toute autre correspondance, lorsque requis;
  • Collaborer à la préparation de plusieurs tableaux de nature financière et statistique;
  • Effectuer, au besoin, des recherches pour les directeurs et les équipes;
  • Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions et des événements en prenant en charge les activités de   logistique (ex.: réunions, comités, formations, déplacements);
  • Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers (ouverture, fermeture, classement, contrôle d’accès, etc.);
  • Collaborer à la préparation de dossiers selon les demandes;
  • Effectuer les diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (suivi et validation de la facturation dont les   engagements budgétaires, gestion d’inventaire, appels de service, organisation des déplacements professionnels, suivis des comptes de dépenses, etc.);
  • Tenir à jour quotidiennement des appels et faire circuler l'information auprès de l'équipe, si nécessaire;
  • Effectuer, au besoin, d’autres tâches connexes relevant de sa compétence qui lui sont demandées par les deux directions ou les membres des équipes respectives;
  • Effectuer, au besoin, d’autres tâches connexes.

Qualifications et connaissances requises

  • Diplôme collégial ou toute autre attestation d’études pertinentes;
  • Avoir un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente dans le soutien administratif ou un poste équivalent dans le secteur public ou privé;
  • Avoir travaillé dans un milieu gouvernemental ou municipal, un atout;
  • Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office (principalement Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
  • Avoir une connaissance fonctionnelle de l’anglais, un atout.

Compétences recherchées

  • Faire preuve d’une grande autonomie, d’initiative et de débrouillardise afin de piloter des dossiers;
  • Démontrer un souci de la clientèle et un service de qualité en ce qui a trait au maintien des relations;
  • Posséder un sens politique développé;
  • Être capable de travailler avec de l’information confidentielle et faire preuve d’une très grande discrétion;
  • Capacité de gérer son temps et les priorités;
  • Capacité à travailler sur plusieurs dossiers de différentes natures;
  • Démontrer une grande rigueur professionnelle et de la minutie dans ses méthodes de travail;
  • Capacité à s’adapter aux changements rapidement et avoir une attitude positive;
  • Facilité et aptitude à travailler avec le public.

Conditions d’emploi

Échelle salariale : 43 566 $ à 45 944

Horaire :   35 heures / semaine, du lundi au vendredi

Statut :   Régulier

Lieu :   Montréal

Catégorie d’emploi: Syndiqué

RECYC-QUÉBEC souscrit à la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale. Pour cela, les personnes handicapées sont encouragées à présenter leur candidature.

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Contact : Lépine

Fonction : Conseillère en développement organisationnel

Adresse : 141 avenue Président Kennedy

Web : http://recyc-quebec.gouv.qc.ca


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